Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü

Anasayfa » Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü

Görevleri:

1- Genel Sekreterin talimatı ile Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurullarında alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,

2- Genel Sekreterin talimatı ile Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını Üniversiteye bağlı birimlere iletmek,

3- Genel Sekreterin talimatı ile Rektörlük ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek,

4-Kurumun evrak akış işlemlerini yürütmek: Kuruma dışardan gelen evrakların ilk kaydını yapmak, Genel Sekreter ve Rektörlük Makamınca ilgili birimlere havalesini sağlamak, Evrakın ilgili birimlere zimmetle teslimini yerine getirmek. Evrak Takip Programının kullanılmasında birimlere rehberlik yapmak.

5- Enstitü Birimlerinin resmi posta gönderilerini teslim almak, listelemek, fiyatlandırmak, postalamak,

6- Enstitü Rektörlüğüne gönderilen resmi postaları postaneden almak, gereğini yerine getirmek.

7- Genel Sekreterin talimatı ile Enstitünün idari birimleri için Disiplin Soruşturmalarının yazışmalarını yapmak. Disiplin Soruşturması Defterini tutmak.

8- Genel Sekreterin talimatı ile Rektörlüğün Disiplin Soruşturmalarının yazışmalarını yapmak.

9- Genel Sekreterin talimatı ile Genel Sekreterlik Harcama Birimi’ne ait stratejik plan, yıllık birim faaliyet raporu, kamu yatırımları izleme ve değerlendirme raporu, kurumsal mali durum ve beklentiler raporu ile perfomans programını hazırlamak ve GYTE Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na göndermek. Enstitü Faaliyet Raporu için istenilen bilgileri Rektörlük Makamına vermek.

10- Genel Sekreterin talimatı ile Genel Sekreterlik Harcama Biriminin Taşınır Kayıt Kontrol işlemlerini yerine getirmek.

11- Genel Sekreterin talimatı ile Genel Sekreterlik Biriminde görevli personelin izinlerini takip etmek, hastalık onaylarını çıkarmak, Personel Daire Başkanlığı’na ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı’na bildirimlerini yapmak.

12- Genel Sekreterlik biriminin arşiv malzemelerini yıllar itibariyle düzenlemek, yıl sonu itibariyle arşive devretmek.